Description des postes du Comité de Direction

Le premier rôle de tout membre du CdD est la représentation des étudiants sur le campus, à travers les rencontres faites avec les différents organismes de l’EPFL. Les comités prennent toutes les décisions ensemble et ont le même poids, afin de faire ce qui sera le plus adapté du point de vue des étudiants.

Président-e et Vice-président-e

Le rôle de la présidence est de coordonner et accompagner les comités pour assurer la bonne réalisation de leurs projets. Ils vont donc toucher un peu à tout ! De plus, ils sont représentants de l’association : le contact avec les entités intérieures et extérieures au campus constitue donc une part importante du travail. Être à l’aise pour parler devant une grande quantité de personnes est important si tu veux réaliser ce poste, car il y a plusieurs occasions : un discours devant toutes les premières années en début d’année (STCC), un discours durant la Magistrale (cérémonie des diplômés, aussi au STCC), ainsi que la tenue des Assemblées Générales. Il est également possible d’être contacté par la presse afin de réagir sur certains sujets d’actualité. Oh, et une dernière chose : il faut aimer et maîtriser les emails 😉

Administrateur-trice

Responsable de la comptabilité de toute l’AGEPoly : gestion des comptes bancaires, coordination de notre intranet  utilisé par notre chère secrétaire Marianne, nos comités & commissions, ainsi que notre outil de comptabilité professionnel maintenu par notre comptable. Préparation et présentation du budget voté en Assemblée Générale d’octobre, analyse et attribution des demandes de subventions et sponsoring, ainsi que les comptes en AG d’octobre d’après.

Secrétaire Général-e

Le SG décharge la présidence d’une partie de l’opérationnel n’étant attribué à aucun poste en particulier (du type organiser les repas avec la Direction, les goodies bags ou l’inter-équipes) ou fait du suivi de projets transversaux au postes du comité. De plus, il va s’occuper de la charge de travail administrative telle que la prise et note et publications des diverses discussions et décisions qui se font. Il va également elle la personne qui prend en charge le contact avec les demandes liées à aucun poste en particulier.

C’est un électron libre : les projets changent complètement en fonction des années et le SG peut être un soutien qui accompagne des projets menés par d’autres postes (par exemple cette année les dialogues durabilité, ou le GT Coaching).

Gestion des relations internes : il garantit un drive/wiki bien rangé et à jour. Etre force de proposition pour innover en “méta-CdD” (i.e. comment bien se coordonner entre nous). Cela peut même s’étendre au teambuilding du comité, en accord avec la présidence.

Good pal & amélioration continue : relire, relancer et donner des avis sur tel ou tel dossier de différents postes, ou la rédaction d’un mail, afin qu’aucun dossier ne tombe à l’eau par manque de suivi. Globalement, être au courant de ce qui se passe. 

Responsable Commissions

Le Responsable Commissions assure la coordination, le soutien et le suivi de nos 19 commissions *lien sur la page commissions*. Cette personne doit avoir un contact direct avec elles pour les aider au quotidien et organise des soirées inter-commissions ou inter-associations afin de créer des interactions entre commissions/associations sur le campus. Elle est également encouragée à également créer et entreprendre ses propres projets tels que, ces dernières années, la réorganisation des espaces de stockage et locaux, ou des réflexions profondes sur la structure de certaines commissions.

Responsable Logistique

Le Responsable Logistique va gérer, réparer et prêter le matériel aux différentes associations et commissions du campus, afin que celles-ci puissent réaliser les projets et événements avec du matériel partagé de bonne qualité. Il est également en charge de la gestion et coordination des locaux (de stockage comme de travail) de l’AGEPoly. Il a également un rôle-clé dans certains événements, comme la construction du chalet de l’avent et la gestion de la sécurité de la soirée PolyNite. L’AGEPoly possède également du gros matériel tel que des barrières de chantier, ce pourquoi la logistique AGEPoly a des caristes afin de pouvoir le déplacer. 

Responsable Informatique 

Le Responsable Informatique est responsable de l’hébergement des sites de l’AGEPoly, de ses commissions et de quelques associations en collaboration avec l’administrateur système (employé de l’AGEPoly). Développement de services web (intranet de l’AGEPoly : Truffe, wish, … ). Gestion de l’informatique de l’AGEPoly (ordinateurs, GSuite, systèmes de communication, téléphones).

Responsable Communication

Directeur artistique et Community manager, c’est un petit peu l’oeil artiste de l’AGEPoly, responsable des affiches, mais également des réseaux sociaux et de la Newsletter. Il assure une cohérence dans les communications de l’AGEPoly. Son plus grand challenge est de réussir à toucher et communiquer avec tous les étudiant.e.s, c’est donc un poste à la fois créatif et stratégique.

Responsable AGEPolytique

Le Responsable AGEPolytique est responsable de la coordination de la représentation étudiante (élection des délégués et organisation des structures ARES et CERES). Cette personne gère la représentation des étudiants auprès de l’école notamment par sa participation à la Conférence des Directeurs de Section mais aussi par la rédaction de la plupart des prises de positions. Finalement en collaboration avec son équipe, elle travaille sur différents sujets de fond pour améliorer les conditions d’étude des étudiants au quotidien. 

Responsable Relations Externes

Le Responsable “RelEx” entretient le contact avec les associations représentatives des étudiants des autres universités (comme la FAE ou le VSETH) et de la suisse en général (UNES). Il organise les Table Ronde des Associations de Sections (TRAS) 1 à 2 fois par semestre. En vue de la dimension représentation de ce poste, le RelEx gère également l’équipe AGEPolytique aux côtés du responsable AGEPolytique.

Responsable Sport

Organisation de multiples événements sportifs pour faire bouger le campus dans le fun et la bonne humeur. Il peut s’agir d’événements de découverte d’un sport comme de tournois un plus sérieux. Certains événements comme PolySki (le weekend de ski ouvert aux étudiants) sont fixes, mais il est également possible d’imaginer beaucoup de nouveaux événements. C’est donc principalement de l’événementiel, il faudra donc gérer l’organisation (shifts), la logistique, et enfin la communication pour toucher le plus d’étudiants que possible. C’est un rôle qui est au contact des étudiants et il est possible de voir directement cette contribution à  leur bien-être. 

Responsable Animation

Le responsable Animation a un rôle phare pour ambiancer le campus. Après avoir organisé la première soirée de l’année : PolyNite, tu organiseras différents événements tel que le calendrier de l’avent, le bal de Noël, PolyNice, Back to Pâques ou encore Vivapoly. Pour chacun, tu devras manager de A à Z l’organisation et son déroulement, et auras à tes côtés une équipe que tu auras choisis au préalable. Celle-ci t’accompagne toute l’année pour passer de bon moments du côté organisateur. Tu seras libre de proposer de nouvelles idées ou, si tu le souhaites, organiser de nouveaux concepts d’événements, tout en respectant ton budget défini en début d’année.

Tu développeras des skills en leadership et tu devras d’adapter à certaines situations et apprendre à gérer les imprévus car en événementiel, tout peut arriver. Ce travail est très stimulant et tu feras de très bonnes rencontres. Les anciens Responsables Animation et membres de l’AGEPoly seront aussi là pour te soutenir dans tes différentes tâches.

Responsable Services

Le responsable Services s’occupe comme son nom l’indique d’offrir des services aux étudiant.e.s. Sur le plan événementiel, entre Boursobouquins, vente à tarifs réduits et distributions pendant les révisions, l’équipe Services est présente toute l’année sur le campus afin de faciliter le quotidien des étudiant.e.s. Le responsable Services gère également les partenariats de l’AGEPoly : le principal but de cet aspect est de proposer des bons plans et des réductions aux étudiant.e.s. Il s’occupe ainsi de rechercher de nouveaux partenaires, de maintenir le contact avec les partenaires existants et de mettre en avant auprès des étudiant.e.s les différents bons plans qui découlent des partenariats. Le responsable Services s’occupe également de la gestion des stocks de goodies et vêtements présents à la boutique de l’AGEPoly. C’est aussi à lui que revient l’organisation de la distribution de goodie bags organisée par l’AGEPoly en début d’année : il doit ainsi trouver des sponsors pour financer les sacs et pour fournir leur contenu.

Responsable Prévention (new!)

Le responsable Prévention a pour vocation de mettre en avant et de rassembler les actions de prévention présentes sur le campus. Sa tâche principale est la gestion du projet PolyPrev : une série d’événements thématiques, autour d’un sujet choisi parmi les six sélectionnés : Alcool, Drogues, Sexualités, Respect, Santé mentale et Environnement de travail. Il collabore avec des professionnels de la santé pour conceptualiser ses différents événements, s’occupe de la partie organisationnelle et collabore activement avec le pôle Communication afin de donner la visibilité nécessaire à PolyPrev. Le responsable Prévention gère également le stock de préservatifs mis à disposition par l’AGEPoly, organise deux dons du sang par année et participe aux actions de l’Ecole qui touchent à ses activités. La finalité de son rôle étant de déployer des actions de prévention sur tout le campus, tout au long de l’année, et auprès de tou.te.s les étudiant.e.s : ses actions se doivent d’être les plus inclusives possible.