Prochaine Assemblée Générale Extraordinaire : 3 juillet 2022

L’AGEPoly tiendra sa prochaine Assemblée Générale (Extraordinaire) le dimanche 3 juillet 2022 à 16h00 sur zoom. Nous utiliserons les modalités de vote indiquées dans la rubrique modalités de vote.

Ordre du jour

  1. Bienvenue et explications sur le fonctionnement de l’AG
  2. Élection des scrutateur·rice·s
  3. Bilan de la Commission de Contrôle Général 2021-2022
  4. Election des postes vacants au Comité de Direction 2022-2023
  5. Sortie de Polyquity de l’AGEPoly
  6. Divers

Explication et résumé des points

Point 4 – Election des postes vacants au Comité de Direction 2022-2023

Ce point permettra l’élection des candidat·e·s aux postes vacants du Comité de Direction de l’AGEPoly. Le délai de candidatures est de 5 jours avant l’Assemblée Générale, soit le 29 juin au soir. Tous les postes sont ouverts à candidature et l’élection se fera uniquement si le poste est devenu vacant d’ici au moment de l’élection.

Objet de vote :

  • L’AG accepte-elle la candidature de XX en tant que [poste] de l’AGEPoly pour l’année 2022-2023 ?
    Votes possibles : Oui, non, blanc.
  • Quel·le(s) candidat·e(s) l’AG préfère-t-elle pour le poste de Coprésident·e de l’AGEPoly pour l’année 2022-2023 ?
    Votes possibles : Oui, non, blanc.

Point 5 – Sortie de Polyquity de l’AGEPoly

Polyquity souhaite sortir de l’AGEPoly et devenir une association indépendante. En cas de questions, n’hésitez pas à écrire à presidence.polyquity@gmail.com.

Objet de vote :

  • L’AG accepte-elle la sortie de Polyquity de l’AGEPoly qui implique la sortie de l’AGEPoly de la Convergence ?
    Votes possibles : Oui, non, blanc.

Dernière Assemblée Générale Extraordinaire : 19 mai 2022

L’AGEPoly a tenu sa dernière Assemblée Générale (Extraordinaire) le jeudi 19 mai 2022 à 18h15 en SG 1.

La CdR (Chambre des Représentant·e·s) a eu lieu le lundi 9 mai 2022. Le PV de cette dernière ainsi que les slides sont disponibles ici avant le 15 mai.

Ordre du jour

  1. Bienvenue et explications sur le fonctionnement de l’AG
  2. Élection des scrutateur·rice·s
  3. Validation de Sylvain Nérisson en tant de responsable informatique de l’AGEPoly 2021-2022 
  4. Modification de statuts pour la Coprésidence

Explication et résumé des points

Point 3 – Validation de Sylvain Nérisson en tant de responsable informatique de l’AGEPoly 2021-2022

Suite à la démission d’Arnaud Gaudard, le CdD a validé ad-interim Sylvain Nérisson en tant que responsable informatique de l’AGEPoly. L’AG devait donc valider officiellement sa mandature au CdD.

Objet de vote :

  • Acceptez-vous Sylvain Nérisson en tant que responsable informatique de l’AGEPoly pour la fin du mandat 2021-2022 ?
    Votes possibles : “oui”, “non”, “blanc”
Décision : L’AG a accepté Sylvain Nérisson en tant que responsable informatique de l’AGEPoly pour la fin du mandat 2021-2022.

Point 4 – Modification de statuts pour la Coprésidence

Après un an d’essai avec une Coprésidence, le CdD avait décidé de rédiger une proposition de modification de statuts afin d’officialiser ce changement. La proposition détaillée est disponible ici. Les commentaires sur cette proposition étaient faisables sur ce lien.

Objet de vote final amendé par l’AG : La proposition finale est disponible ici.

Objet de vote :

  • Acceptez-vous la proposition de modification de statuts et règlements ?
    Votes possibles : “oui”, “non”, “blanc”
Décision : L’AG a accepté la proposition de modification de statuts et règlements.

Dernière Assemblée Générale Ordinaire : 19 mai 2022

L’AGEPoly a tenu sa dernière Assemblée Générale (Ordinaire) le jeudi 19 mai 2022 à 19h30 en SG 1.

La CdR (Chambre des Représentant·e·s) a eu lieu le lundi 9 mai 2022. Le PV de cette dernière ainsi que les slides sont disponibles ici.

Ordre du jour

  1. Bienvenue et explications sur le fonctionnement de l’AG
  2. Élection des scrutateur·rice·s
  3. Bilan de la Commission de Contrôle Général 2021-2022
  4. Présentation des activités de l’AGEPoly 2021-2022
  5. Présentation de la nouvelle version du plan stratégique
  6. Point de situation du groupe de travail sur la structure de l’AGEPoly
  7. Élection du Comité de Direction 2022-2023
  8. Élection de la Commission de Contrôle Général 2022-2023
  9. Élection de la Commission de Contrôle des Comptes 2022-2023
  10. Élection de la Commission de Contrôle Opérationnel 2022-2023
  11. Divers

Explication et résumé des points

Point 3 – Bilan de la Commission de Contrôle Général

La Commission de Contrôle Général (CCG) 2021-2022 a fait un bilan de leur activité depuis le début la dernière Assemblée Générale le 16 mars 2022.

Point 4 – Présentation des activités de l’AGEPoly 2021-2022

Le Comité de Direction a présenté l’ensemble des activités qui ont eu lieu depuis la dernière AG le 16 mars 2022.

Point 5 – Présentation de la nouvelle version du plan stratégique

Le Comité de Direction a présenté la nouvelle version du plan stratégique. Il est disponible ici.

Point 6 – Point de situation du groupe de travail sur la structure de l’AGEPoly

Le groupe de travail mis en place par le Comité de Direction sur la structure de l’AGEPoly a présenté le travail qu’il a établi jusqu’à maintenant. Le but n’a pas été de créer un débat en AG sur la structure mais plutôt d’inviter les participant·e·s à venir aux brainstormings qui auront lieu en juin (7, 9, et 15) et de lire les documents produits. Le document présentant les constats sur la structure sont présents ici.

Point 7 – Élection du Comité de Direction 2022-2023

Les mandats du Comité de Direction courent du 1er août au 31 juillet. Il était donc le moment de l’élection du nouveau comité pour l’année 2022-2023. 

Décision : L’AG a élu le nouveau comité. Sa composition est disponible ici.

Point 8, 9, 10 – Élection des Commissions de Contrôle 2022-2023

Les mandats des Commission de Contrôle courent aussi du 1er août au 31 juillet. Il était donc également temps de les renouveler. 

Décision : L’AG a élu ses nouvelles commissions de contrôle. Leur composition est disponible ici.

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale ?

A quoi sert une Assemblée Générale ?

L’AG est l’organe décisionnel suprême de l’AGEPoly, donc si tu souhaites connaître ce qu’on fait et avoir un impact dessus, c’est le moment ! Voilà un peu de contexte pour toi : il y a deux AG ordinaires par année, une en octobre-novembre et une en mai. De plus, il arrive que des AG extraordinaires doivent avoir lieu afin de traiter de sujets “non habituels” ou lorsque les sujets traités habituellement lors d’une AG doivent être délayés (comme c’est le cas ici pour les comptes).

Fonctionnement des Assemblées Générales

Les AG Ordinaires sont précédées de la Chambre des Représentant·e·s (CdR), qui peut notamment refuser des ajouts de points à l’ordre du jour, et donner leur avis consultatif sur les motions et les candidatures au Comité de Direction. Cette chambre peut également statuer sur des modifications de certains règlements de l’AGEPoly.

Modalités de vote

Pour voter, nous utiliserons l’outil de sondages proposé par l’application zoom. Pour accéder à la réunion zoom, il faudra se connecter avec le compte zoom EPFL.Tout au long de l’AG, vos nom et prénom devront être clairement identifiables.

Comment faire un ajout de point ?

Tous les organes et les membres de l’Association peuvent faire une demande d’ajout de points à l’ordre du jour de l’AG. 

Afin d’ajouter un point, il est nécessaire de faire parvenir par écrit (par mail), au CdD à comite@agepoly.ch. Ce point devra être présenté et validé en Chambre des Représentant·e·s afin d’être présent dans l’ordre du jour de l’AG.

Amendements

Un amendement c’est :

  • une formulation alternative
  • une modification de l’objet soumis au vote
  • un ajout directement en lien avec l’objet du vote

L’AG peut proposer des amendements sur les points. Ils doivent être acceptés ou refusés, et ce dans l’ordre où il ont été soumis. La récolte des amendements se fait via un formulaire électronique, les amendements qui ne sont pas posés de cette manière ne sont pas pris en compte. Voici la procédure :

  1. Décrire l’amendement sur le formulaire.
  2. Lever la main dans la salle. Dès que vous avez la parole, vous pouvez proposer l’amendement par oral sur le point en discussion. C’est à ce moment-là que l’amendement est considéré comme proposé, à condition qu’il ait bien été au préalable déposé sur le formulaire.
  3. L’amendement est affiché et discuté par l’Assemblée.

Les amendements seront ensuite votés dans l’ordre où ils ont été proposés à l’oral.

Documents

Les documents pour les AG du 19 mai 2022 sont disponibles ici.

PV des précédentes Assemblées Générales

Tous les PVs des dernières Assemblées Générales sont disponibles ici.

Documents des précédentes Assemblées Générales

Tous les documents des dernières Assemblées Générales sont disponibles ici.

Encore une question ?

N’hésite pas à nous écrire un mail à comite@agepoly.ch ou passer dans notre local en CM 0351. Nous serons ravi·e·s de répondre à tes questions !sortie de l’AGEPOly