Table des matières :

Introduction

Organisation des élections

Le mandat de délégué·e de classe s’étend sur une année académique
(de septembre à août), il est reconductible et deux postes sont à
pourvoir par classe. Il n’y a pas de suppléant, les deux postes de
délégué·e·s sont équivalents : c’est à eux·elles de se répartir le travail
équitablement. Petite particularité : les étudiant·e·s du propédeutique
(semestre BA1) sont élu·e·s pour 6 mois, de septembre à janvier. En
février, de nouvelles élections sont organisées pour élire les délégué·e·s
du semestre BA2 (2 délégué·e·s par volée) et de la Mise à Niveau (1
délégué·e par section).

Aucune réélection automatique n’est effectuée d’année en année.
Nous t’encourageons cependant vivement à te représenter à l’issue de
ton mandat pour assurer une continuité dans la représentation, mais
tu n’y es pas obligé·e ! Le calendrier des élections et le déroulement
précis te sera communiqué par l’AGEPoly en début d’année. Pour
toute question, adresse-toi à equipe.representation@agepoly.ch

Instances et fonctionnement de l’EPFL

L’EPFL en chiffres

Pour commencer, une petite présentation chiffrée de l’EPFL s’impose.
L’École Polytechnique Fédérale de Lausanne est officiellement fondée
le 1er janvier 1969. L’EPFL se place dans le peloton de tête des écoles
universitaires avec 13 formations Bachelor et 31 formations Master.
L’EPFL, c’est cinq facultés (ENAC, SB, IC, STI, SV), deux collèges
(CDM, CDH), plus d’une quinzaine de sections, plus de 370 labora-
toires, le tout sur un campus de 19’000 étudiant·e·s et collaborateur·e·s
dont 12’720 étudiant·e·s (doctorant·e·s et post-doctorant·e·s compris).
Pour garder un enseignement de qualité et une synergie positive en-
tre l’Ecole et les étudiant·e·s, environ 180 délégué·e·s sont présent·e·s
pour faire le lien entre les étudiant·e·s et les différentes instances de
l’EPFL. Ce guide te permettra de mieux comprendre leurs rôles.

Les différents acteur·e·s de la représentation à l’EPFL

Les différentes instances de l’EPFL auxquelles ont accès les
représentant·e·s étudiant·e·s

La Direction de l’EPFL

La Direction de l’École est composée d’un Président, Martin Vet-
terli, et de plusieurs Vice-Président·e·s. Le principal Vice-Président
auquel les délégué·e·s ont affaire est le VPA, Vice-président Académique,
Jan Hesthaven, qui gère tout ce qui concerne l’enseignement et la
recherche, plus particulièrement la structure de la formation, les af-
faires académiques, etc. Il est appuyé par plusieurs vice-présidences
associées (AVP), notamment les vices-présidences pour l’éducation
(AVP-E), Pierre Dillenbour g, et pour les affaires estudiantines et
l’outreach (AVP-SAO), Kathryn Hess Bellwald.
C’est à la Direction que revient toute décision sur le campus. Cela
étant, les organes concernés par les mesures sont habituellement con-
sultés avant la prise de décision.

AGEPoly et équipe représentation

L’AGEPoly est l’Association Générale des Étudiant·e·s de l’EPFL
et compte l’ensemble des étudiant·e·s pour membres (CMS, Bachelor
et Master). Elle est organisée selon trois pôles : le pôle animation
(animation et sports), le pôle services (services et prévention) et le
pôle représentation. L’association est dirigée par un comité de di-
rection (CdD) de 14 personnes, élu·e·s chaque année lors de l’AG
réunissant les membres de l’AGEPoly. Le CdD coordonne et organ-
ise les activités de l’AGEPoly, aidé d’équipes, qui sont recrutées au
début de l’année académique. Finalement, l’AGEPoly a également 19
commissions (des sortes de sous-associations) qui sont actives dans
de multiples domaines sur le campus. Leurs buts sont compatibles à
ceux de l’AGEPoly.
Le pôle représentation de l’AGEPoly est coordonné par le·la re-
sponsable AGEPolytique et le·la responsable des Relations Externes
(Relex) tous deux membres du CdD. Ensemble, ils·elles coordonnent le
travail de l’équipe AGEPolytique, composée elle-même d’une dizaine
de membres étudiant·e·s provenant de diverses sections et ayant des
niveaux d’études variés.

Le pôle représentation est, entre autres, responsable de l’élection des
délégué·e·s, de leur formation, de la coordination de la représentation
étudiante sur le campus et de la communication avec les différentes in-
stances de l’EPFL sur tous les sujets touchant à l’enseignement. Pour
les autres sujets concernant le campus, l’AGEPoly communique et est
consultée régulièrement par la Direction et les organes de l’École.
De manière générale, quand un problème ne peut être résolu par les
délégué·e·s dans leur section, c’est en priorité à l’équipe représentation
qu’il faut s’adresser !

Délégué·e·s

Les délégué·e·s constituent le pilier central de la représentation étu-
diante sur le campus. Au nombre d’environ 170, ils·elles assurent un
lien entre les étudiant·e·s, l’AGEPoly et les différentes instances de
l’EPFL.
Ils·elles participent notamment aux commissions d’enseignements
(CE) de leur section, aux deux rencontres annuelles avec la Direction
de l’École et aux différentes rencontres avec l’AGEPoly (Chambre des
Représentants, formation des délégué·e·s, préparation des réunions
avec la Direction, etc.). Par leur implication dans la structure ARES
/ CERES détaillée ci-dessous, ils·elles participent à la transmission
des informations entre les différentes sections et les différents éche-
lons de la représentation. Ils·elles peuvent ainsi profiter des conseils
d’autres délégué·e·s plus expérimenté·e·s, remonter des problèmes à
l’AGEPoly, établir des liens avec les associations de section puis trans-
mettre leurs compétences à leurs successeur·e·s. Leur rôle est crucial
et ce dernier est indiqué sur leur supplément au diplôme de Bachelor
et/ou de Master.

Les différents organes/réunions

ARES/CERES

Il existe une structure interne à la représentation étudiante : la
structure ARES/CERES. Elle est née il y a quelques années de la
volonté de l’AGEPoly, et t’est détaillée ci-dessous.

Les ARES (Assemblée des REprésentant·e·s de Section) sont des pe-
tites commissions constituées de tou·te·s les délégué·e·s d’une même
section. Un·e (ou plusieurs) étudiant·e·s membres de l’association
de section ainsi que le·la supercoach et les membres du Conseil de
Faculté sont invité·e·s à y participer, mais n’ont pas le droit de vote.
Ainsi, tou·te·s les délégué·e·s d’une section peuvent se rencontrer pour
échanger sur des sujets qui touchent au plan d’études, à la vie dans
la section, aux problèmes avec les enseignant·e·s, etc. C’est princi-
palement dans cette commission que les délégué·e·s “plus jeunes” vont
pouvoir discuter avec les délégué·e·s plus expérimenté·e·s qui sont sou-
vent passé·e·s par le même chemin : cet échange de bons procédés est
très souvent bénéfique !
Les ARES se réunissent environ 2 à 3 fois pendant le semestre, et de
préférence avant chaque commission d’enseignement : cela permet à
tous les délégué·e·s d’arriver préparé·e·s à la CE et ainsi de s’exprimer
d’une même voix.
Chaque ARES élit un·e représentant·e qui siégera à la CERES.
Il·elle est nommé·e “délégué·e de section” et convoquera l’ARES.
La CERES (Conférence des Étudiant·e·s REprésentants des Sec-
tions) rassemble tous·tes les délégué·e·s de section et un·e (ou plusieurs)
membre(s) du CdD de l’AGEPoly. Lors de ces réunions, les prob-
lématiques rencontrées dans plusieurs sections sont traitées. C’est
d’ailleurs souvent en remarquant que ces sujets sont communs à dif-
férentes sections que ceux-ci sont réglés. Les délégué·e·s de section
peuvent également proposer de nouveaux sujets de travail et s’informer
des thématiques sur lesquelles l’AGEPoly travaille en ce moment.
La CERES se réunit 2 à 3 fois par semestre et est convoquée par
un·e représentant·e de l’AGEPoly. Toutefois, il ne faut pas hésiter
à demander une réunion si un sujet important est à discuter ! Fi-
nalement, au début de l’année académique, les délégué·e·s CERES
élisent un·e des leurs pour siéger à l’Assemblée d’École.

Commission d’enseignement (CE)

Les commissions d’enseignement (CE) sont chargées de tout ce qui
touche à l’enseignement dans une section.
Elle se tient plusieurs fois par semestre (2 à 3 fois en général),
est dirigée par le·la directeur·rice de section et se compose de dif-
férent·e·s enseignant·e·s de la section et des délégué·e·s (généralement
un délégué·e par volée). Chaque membre a le droit à une voix. Les
délégué·e·s ont une implication variable selon les sections, mais de
manière générale les remarques pertinentes et constructives sont prises
en compte. Il convient dès lors de faire des propositions ciblées et pré-
cises.

Un des objectifs de travail des CE est le plan d’études mais c’est
aussi le moment de discuter pour régler les questions courantes liées
au déroulement des études ou pour donner son avis à la direction de
Faculté sur toutes les questions touchant à l’enseignement.
Le plan d’étude définit la structure de la formation des étudiant·e·s
de la section, c’est-à-dire quels cours doivent être pris et dans quel
ordre, ainsi que combien de crédits leur sont attribués. Les plans
d’études sont à faire valider par le service académique au mois de
décembre pour une application au mois de septembre suivant. La
CE est également responsable du contrôle de la qualité des enseigne-
ments de la section via les résultats des évaluations de l’enseignement.
Ainsi, c’est la CE qui se charge de l’amélioration continue de son plan
d’études et de son offre de cours.
Il est à noter que la CE suit les recommandations générales édictées
par la Conférence des Directeurs·rices de Section (CDS). Ainsi, par
exemple, lorsque des cours communs à différentes sections (comme en
première année) sont prévus, c’est la CDS qui approuve ou non les
propositions des différentes CE.

Conseils de faculté (CF)

Les conseils de faculté sont composés de membres de chaque corps,
à savoir :

Les membres sont élu·e·s pour un mandat de deux ans, à l’exception
des étudiant·e·s qui ont un mandat d’un an.

Ils sont au nombre de sept (ENAC, STI, SB, IC, SV, CDM et
CDH) et se réunissent généralement 2 fois par semestre. Ils discutent
de sujets en lien avec la vie de la faculté, et prennent position lors
des consultations proposées par la Direction et le CEPF (Conseil des
Écoles Polytechniques Fédérales, basé à Berne).
Ils ont une portée globale. L’enseignement ne constitue qu’une par-
tie de leurs préoccupations : ils sont également concernés par les ques-
tions de recherche, de ressources humaines et du campus en général.
Les étudiant·e·s souhaitant rejoindre leur conseil de faculté doivent
se présenter. Les élections se déroulent durant le mois de juin et sont
gérées par l’Assemblée d’École.

Assemblée d’école (AE)

À l’instar des Conseils de Faculté, l’Assemblée d’École se compose
de membres élu·e·s par chaque corps. C’est un organe de l’École et dis-
pose en principe d’un lien privilégié avec la Direction de l’École. Elle
se réunit une fois par mois et discute de sujets en lien avec l’ensemble
de la communauté de l’EPFL. Une de ses tâches est d’organiser les
consultations, et de réaliser la synthèse des différentes prises de posi-
tion, puis la transmettre à la Direction.
Ils ont une portée globale. L’enseignement ne constitue qu’une par-
tie de leurs préoccupations : ils sont également concernés par les ques-
tions de recherche, de ressources humaines et du campus en général.
Les étudiant·e·s souhaitant rejoindre l’Assemblée d’École doivent se
présenter et les élections se déroulent durant le mois de juin. Il y a
4 représentant·e·s étudiants à l’AE, dont un·e membre du comité de
l’AGEPoly et un·e délégué·e CERES.

Conférence des directions de section (CDS)

La conférence des directeurs de section (CDS) se tient une fois par
mois et réunit en particulier l’ensemble des directeur·trices de section,
le AVP-E et deux représentant·e·s de l’AGEPoly. La CDS coordonne
la structure de la formation à l’échelle de l’École et valide avec le

service académique les plans d’études proposés par les CE. Les déci-
sions prises sont opérationnelles et influencent fortement les questions
liées à l’enseignement sur le campus. C’est un des organes les plus
hauts placés, dans lequel les étudiant·e·s peuvent donner leur avis sur
des sujets concernant l’enseignement à travers les représentant·e·s de
l’AGEPoly qui y portent la parole de l’ensemble des délégué·e·s et de
l’équipe représentation. C’est pourquoi il est absolument nécessaire
de relayer les problèmes et propositions au niveau supérieur et de
tenir l’équipe représentation informée de l’avancement des différents
dossiers.

Chambre des Représentant·e·s (CdR)

La Chambre des Représentant·e·s réunit d’une part les membres
de l’AGEPoly qui ont un mandat de représentation des étudiant·e·s
(notamment les délégué·e·s de classe, les représentant·e·s au conseils
de faculté ou à l’Assemblée d’École) et d’autre part les membres des
Commissions d’Activité (CdA). Elle se réunit au minimum 2 semaines
avant chaque Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et sert à valider
les points qui doivent être présentés lors de cette AG. Elle est parfois
exceptionnellement convoquée lorsque certains sujets le nécessitent.

Autres services de l’École

De manière générale, l’AGEPoly est la principale interlocutrice de
tous les organes de l’École, à l’exception des commissions d’enseignement
(CE) et des sections qui s’adressent généralement directement aux
délégué·e·s. En janvier 2021, la Direction de l’EPFL a été restruc-
turée, les noms de certains organes ont donc changé

Vice-présidence académique (VPA)

La Vice-présidence académique (VPA) supervise l’enseignement et
la recherche à l’EPFL. Son objectif est d’encourager et de favoriser
les contacts entre ces deux mondes présents sur le campus.

Vice-présidence associée pour l’éducation (AVP-E)

La Vice-présidence associée pour l’éducation (AVP-E) gère le bon
fonctionnement des études au niveau Bachelor et Master. En plus
de la gestion des horaires et des plans d’études, il maintient d’étroits
contacts avec l’AGEPoly, les sections et le corps enseignant.

Vice-présidence associée pour les affaires estudiantines et l’outreach (AVP-SAO)

La Vice-présidence associée pour les affaires estudiantines et l’outreach
(AVP-SAO) gère un grand nombre de questions opérationnelles liées
aux étudiant·e·s sur le campus (vie associative, vie du campus, restau-
ration, mobilité, etc.) C’est l’organe qui vise à promouvoir les forma-
tions des sciences dès le plus jeune âge jusqu’à la fin du parcours
universitaire. De plus, l’AVP-SAO développe des accords interna-
tionaux, le soutien social, psychothérapeutique et spirituel pour les
étudiant·e·s, l’apprentissage des langues sur le campus ainsi que le
service des sports.
L’AVP-SAO constitue une des principales portes d’entrée pour toute
question de la part de l’AGEPoly. L’AVP-SAO redirige ensuite les
étudiant·e·s vers l’interlocuteur·rice adéquat.
Les membres du CdD de l’AGEPoly rencontrent l’AVP-SAO et
l’AVP-E une fois par mois.

Service Académique (SAC)

Le Service Académique (SAC) s’occupe principalement de la gestion
des salles, des horaires de cours et des examens. De plus, le SAC gère
les inscriptions aux cours et les admissions à l’EPFL. Le SAC dépend
de l’AVP-E. L’AGEPoly entretient des contacts réguliers avec le SAC.

Service des affaires estudiantines (SAE)

Le SAE conseille, soutient, favorise le bien-être et le développement
des étudiant·e·s et des doctorant·e·s durant leur parcours à l’EPFL.
Le SAE dépend de l’AVP-SAO. Basé au bâtiment BP, il est composé
de trois entités :

Indépendante du SAE et donc de l’EPFL, la consultation psy-
chothérapeutique du CHUV reçoit les étudiant·e·s sur le campus.
Leur service est confidentiel mais payant-remboursé par l’assurance
maladie.

Le soutien individuel est une activité majeure des Affaires sociales.
Les conseillères sociales sont à la disposition des étudiant·e·s CMS,
Bachelor, Master, PhD, ainsi que des délégué·e·s de classe qui ont
besoin de conseils pour leurs activités.

Si les étudiant·e·s rencontrent des difficultés, vous pouvez les en-
courager à parler à quelqu’un de neutre. C’est donc vers les Af-
faires sociales ou vers la consultation psychothérapeutique que les
délégué·e·s doivent orienter les étudiant·e·s qui ne vont pas bien. Les
entretiens individuels sont confidentiels.
Exemples de situations où les délégué·e·s peuvent référer les étu-
diant·e·s aux Affaires sociales : stress et difficultés d’organisation,
mal-être, anxiété, isolement, motivation, harcèlement, difficultés fi-
nancières, situations de handicap. Pour plus d’informations, voir ici

Outils de soutien disponibles développés par les Affaires sociales et
que les délégué·e·s de classe peuvent utiliser dans leur activité :

Associations de section

Comme tu l’auras deviné, les associations de section animent chaque
section du campus. Leur champ d’action dépend des sections mais
leurs prérogatives principales contiennent l’animation dans la section,
la gestion de la vie de la section avec les délégué·e·s, le lien avec les
Alumni et l’organisation d’événements. Chaque section a son associ-
ation, listées ci-dessous.

Les comités des associations de section rencontrent régulièrement
l’AGEPoly lors de Tables Rondes des Associations des Sections (TRAS).
Il est fortement conseillé d’entretenir un contact avec les associa-
tions de section. De plus, certaines d’entre elles se portent volontaires
pour organiser les courses d’études ou les voyages d’études. A toi de
prendre contact avec elles !

Rôle du·de la délégué·e

Après avoir énuméré et décrit les différents organes et instances
de l’EPFL nous allons présenter les principaux aspects du rôle de
délégué·e.

Qu’est-ce qu’un·e représentant·e?

Selon le règlement de l’EPFL, la tâche principale du·de la délégué·e
est d’être le·la représentant·e et le·la porte-parole de sa classe. Mais
que signifie précisément “représenter” ?
Premièrement, il faut être en contact avec les étudiant·e·s de la
classe, être proche d’eux·elles non seulement pour être à l’écoute de
leurs questions, mais principalement pour comprendre leurs soucis et
leurs préoccupations. Les classes peuvent être très grandes ; il est
donc difficile d’être en contact avec tou·te·s.
Souvent, les préoccupations et les opinions exprimées par les étudi-
ant·e·s d’une classe sont très différentes entre elles et parfois en nette
opposition. Après les avoir collectées, le·la délégué·e doit être capable
de les pondérer afin de présenter au mieux l’avis de la classe auprès de
ses interlocuteur·rice·s. Il est important de représenter aussi les avis
minoritaires des étudiant·e·s de la classe. En effet, le·la délégué·e est
chargé de représenter tous·tes les étudiant·e·s d’une classe. De plus,
afin de représenter au mieux sa volée, le·la délégué·e doit se tenir in-
formé·e des événements et des décisions prises par la faculté et par la
section afin de faire parvenir à la classe les informations pertinentes.

Représenter les intérêts de la classe à la CE

La commission d’enseignement (CE) est une réunion où l’avis des
délégué·e·s de classe est très écouté. Il faut donc y arriver préparé·e,
avec des idées claires sur les thèmes à l’ordre du jour.
Pour se préparer au mieux, il faut lire l’ordre du jour qui est envoyé
aux délégué·e·s par la section puis il faut en discuter entre étudiant·e·s,
et ajouter des points au besoin. Principalement, le·la délégué·e doit
demander à sa classe son avis, mais il est important d’en discuter
aussi avec les autres délégué·e·s qui seront présent·e·s à la commission
d’enseignement. L’ARES est une excellente occasion pour cela : en
effet, les avis des délégué·e·s des volées supérieures peuvent être très
pertinents.
Pendant la réunion, il faut présenter brièvement la situation générale
de la classe et les problématiques liées à l’enseignement. Successive-
ment, les délégué·e·s donnent leur avis sur les questions à l’ordre du
jour. Les directives générales sur le rôle des délégué·e·s à la commis-
sion d’enseignement se trouvent à l’article 2 al. a et c de la Directive
sur la représentation du corps estudiantin à l’EPFL (LEX 2.11.7). A
noter qu’il est aussi dans les prérogatives des délégué·e·s de vérifier
que les résultats des évaluations des enseignant·e·s seront bien discutés
lors de la CE.

Comprendre la classe pour la représenter

Comme mentionné précédemment, consulter la classe est essentiel
pour la représenter au mieux. Outre parler directement aux autres
membres de la classe, il existe aussi d’autres outils pour connaître
pleinement l’avis de la classe. Les sondages sont l’outil par excellence
pour connaître l’opinion détaillée des étudiant·e·s. Une autre possi-
bilité pour laisser la classe s’exprimer est d’organiser une assemblée
de classe avant un cours. En cas de questions importantes à régler,
cela peut être utile.

Discuter des problématiques de la section dans les ARES

Dans les ARES, tu as la possibilité de discuter de tes problèmes
avec les autres délégué·e·s de la section qui peuvent les avoir déjà
vécus. Exprime-toi librement, ces réunions ne sont pas formelles et
tous les délégué·e·s sont présent·e·s pour s’aider entre eux.elles.

Se mettre en relation avec l’AGEPoly

Les délégué·e·s peuvent toujours compter sur l’AGEPoly pour des
conseils et du soutien. Néanmoins, l’AGEPoly pourrait ne pas être
l’organe le plus adapté pour donner une réponse. Si la question posée
concerne le fonctionnement interne d’une section, le secrétariat de la
section ou l’ARES pourront donner une réponse plus exhaustive et
appropriée. Dans tous les cas, l’AGEPoly vous redirigera vers l’entité
la plus compétente.

Organiser les oraux

Les délégué·e·s, dans certaines sections et généralement en Mas-
ter, sont chargé·e·s d’organiser les examens oraux. En effet, les en-
seignant·e·s n’ont pas une vision d’ensemble sur tous les oraux de
la section et ce sont donc parfois les délégué·e·s qui sont les mieux
placé·e·s pour arranger tout le monde. La situation est différente dans
chaque section, donc renseigne-toi auprès de vos ARES. Un outil pour
organiser ces oraux est présenté plus bas : il s’agit de Wish !

Organiser la course d’études

Autre mission des délégué·e·s : organiser la course d’études pour
leur volée de 2ème année de Bachelor ou de 1ère année de Master.
Celle-ci a lieu lors d’un jour défini dans le calendrier académique,
généralement un mardi ou un mercredi du mois de mars : renseigne-
toi ! Les cours sont annulés pour les volées concernées ce jour-là, et
il ne faut pas hésiter à le rappeler aux enseignant·e·s et au secrétariat
de la section. Le but est d’organiser une sortie ou une visite (en-
treprise, ouvrage d’ingénierie,…) sur la journée : un petit budget est
généralement alloué par les sections. Il n’y aura aucun problème à
faire annuler les cours si la course d’études est correctement planifiée
et présente un intérêt pédagogique. De plus, organiser une journée qui
combine des aspects pédagogiques et ludiques attirera un maximum
d’étudiant·e·s de ta volée et sera donc une clef du succès de la course
d’études ! Plus d’informations sur l’organisation de la course d’études plus bas.

Informations sensibles

Dans des cas très rares, les délégué·e·s doivent respecter la confi-
dentialité des informations qui leur sont données. Il peut s’agir de
documents confidentiels ou, simplement, d’informations données aux
commissions d’enseignements.

Infos pratiques

Qui contacter en cas de problème

Pour tout souci relatif à un cours, il est toujours préférable de dis-
cuter avec le·la professeur·e concerné·e. Si ceci n’aboutit pas, tu peux
te référer à ta section. Autrement, tu peux contacter l’AGEPoly pour
toute question qui touche au corps étudiant de manière générale à
l’adresse equipe.representation@agepoly.ch

Outils pratiques

IS-Academia pour la liste des personnes inscrites aux cours

Lorsqu’il s’agit de transmettre des informations aux étudiant·e·s
d’un cours, il est important de se rendre compte que les étudiant·e·s
ne sont pas tous·tes sur les mêmes réseaux sociaux que toi. Pour com-
pliquer encore plus la chose, il peut y avoir des étudiant·e·s d’autres
sections ou volées inscrit·e·s au cours. Il ne suffit donc pas d’envoyer
un mail à étudiants-{semestre}.{section}@epfl.ch mais de récupérer
la liste des inscrit·e·s aux cours sur le portail public d’IS-Academia.

CADIW pour les mailings lists

Par ailleurs, il existe également des mailing lists pour les étudi-
ant·e·s d’une volée, pour les étudiant·e·s d’une association, pour les
délégué·e·s d’une section etc. Celles-ci sont accessibles par le biais de
https://cadiwww.epfl.ch/listes. Attention ! Il faut être connecté·e au
réseau EPFL pour y avoir accès ou au VPN. Il est également possible
de trouver toutes les mailing lists auxquelles une personne appartient.

Wish pour organiser les oraux

Souvent, pour les examens oraux des cours de Bachelor et Master,
les professeurs demandent aux délégué·e·s de se charger d’organiser les
horaires et donc de déterminer qui passe quand. Une solution clas-
sique est de créer un Google Sheets avec les créneaux libres, d’envoyer
aux étudiant·e·s inscrit·e·s au cours et de les laisser s’inscrire suivant
la base du “premier·ère arrivé·e, premier·ère servi·e”. Souvent, il y a
des cas particuliers à gérer pour éviter que des étudiant·e·s aient des
18
Déléguide 2022-2023
chevauchements d’examens, ou même des conflits parce que certains
étudiant·e·s ne jouent pas le jeu et modifient les créneaux des autres
pour avoir ceux qu’ils souhaitent. Pour éviter cela, la plateforme
Wish (https://wish.agepoly.ch/) permet aux étudiant·e·s de trier les
différents créneaux par ordre de préférence et un algorithme déter-
mine la solution qui convient le mieux à tout le monde. Il est même
possible d’envoyer des rappels et de gérer manuellement les soucis qui
pourraient survenir.

Google Forms pour les sondages

Google Forms est un outil très pratique pour faire des sondages.

People EPFL

People EPFL (people.epfl.ch) est l’annuaire de l’EPFL, il permet de
trouver le nom, prénom, l’adresse mail, le numéro de téléphone et plein
d’autres informations sur tous·tes les enseignant·e·s, collaborateur·e·s
et étudiant·e·s de l’EPFL. N’hésite pas à aller mettre une photo sur
ton profil afin que les étudiant·e·s de ta classe visualisent ton visage!

Doodle EPFL/When2meet/Crabfit

Pour organiser des événements, qu’ils soient formels tels qu’une
séance de réponses aux questions ou de détente, tu peux utiliser Doo-
dle (https://epfl.doodle.com/) ou When2meet (https://www.when2meet.com/)
qui permettent de proposer des créneaux, de transmettre les liens vers
les personnes concernées et de voir quel créneau convient le mieux. Tu
peux également l’utiliser pour des activités à nombre de places limité
(comme des travaux pratiques) par exemple et rendre les votes se-
crets pour que les personnes ne puissent pas modifier les inscriptions
des autres. Des outils bien pratiques qui te serviront certainement en
dehors du cadre académique également.

Course d’étude

Comment organiser la course d’études en quelques étapes simples,
quand tu es délégué·e de 2ème année de Bachelor ou de 1ère année de
Master ?

N’oubliez pas que cette course d’études possède un double objectif
: pédagogique et récréatif ! Vous ne devez négliger aucun de ces
deux aspects : ce sera l’occasion pour les étudiant·e·s de ta volée de
découvrir des aspects plus concrets du domaine qu’ils·elles étudient
ET de passer un bon moment tous·tes ensemble.

Partager avec les nouveaux·elles délégué·e·s

A la fin de ton mandat, il sera apprécié de partager ce que tu auras
appris au cours de l’année à ceux qui te succéderont dans la volée
suivante, aussi bien du point de vue de l’interaction avec certains
professeurs, que de l’organisation des oraux ou des évènements, etc.
En clair, tout ce que tu trouveras utile de transmettre à celles et ceux
qui prendront ta place et qui pourront donc tirer profit de ton savoir
et de ton expérience.

Acronymes

Voici un résumé des abréviations que tu trouveras souvent dans le
monde de la représentation à l’EPFL.

Remerciements

Ce petit guide a été réalisé par un groupe de travail interne à
l’AGEPoly composé par Laila El Hamamsy, Lénaïc Frehner, Axel
Valentin, Matthieu Rimlinger, Anastasia Skorik, Nicolò Ferrari, Maxime
Brosset, Jeanne Estienne, Louis Flahault, Léandre Tarpin-Pitre, Fer-
dinand Michon, Mael Mouhoub, Clément Lecoeur, Eloi Littner, Nicola
Spoletini, Marie Rérolle, Manon Boissat, Delphine Zihlmann, David
Simon-Vermot et Francesca Paola Nicoletti, Coline Guillosson, Salim
Najib et Philippine Milward. Nous espérons vivement que notre tra-
vail sera utile et aidera les délégué·e·s à mieux interagir entre eux·elles,
avec l’AGEPoly et avec l’EPFL.