Table des matières :

Introduction

Organisation des élections

Le mandat de délégué·e de classe s’étend sur une année académique (de septembre à août), il est reconductible et deux postes sont à pourvoir par classe. Il n’y a pas de suppléant, les deux postes de délégué·e·s sont équivalents : c’est à eux·elles de se répartir le travail équitablement. Petite particularité : les étudiant·e·s du propédeutique (semestre BA1) et du CMS sont élu·e·s pour 6 mois, de septembre à janvier. En février, de nouvelles élections sont organisées pour élire les délégué·e·s du semestre BA2 (2 délégué·e·s par volée), du deuxième semestre du CMS (2 délégué·e·s) et de la Mise à Niveau (1 délégué·e par section).

Aucune réélection automatique n’est effectuée d’année en année. Nous t’encourageons cependant vivement à te représenter à l’issue de ton mandat pour assurer une continuité dans la représentation, mais tu n’y es pas obligé·e ! Le calendrier des élections et le déroulement précis te sera communiqué par l’AGEPoly en début d’année. Pour toute question, adresse-toi à reprentation@agepoly.ch.

Instances et fonctionnement de l’EPFL

L’EPFL en chiffres

Pour commencer, une petite présentation chiffrée de l’EPFL s’impose. L’École Polytechnique Fédérale de Lausanne est officiellement fondée le 1er janvier 1969. L’EPFL se place dans le peloton de tête des écoles universitaires avec 13 formations Bachelor et 31 formations Master. L’EPFL, c’est cinq facultés (ENAC, SB, IC, STI, SV), deux collèges (CDM, CDH), plus d’une quinzaine de sections, plus de 370 laboratoires, le tout sur un campus de 18’000 étudiant·e·s et collaborateur·e·s dont 13’400 étudiant·e·s (doctorant·e·s et post-doctorant·e·s compris). Pour garder un enseignement de qualité et une synergie positive entre l’Ecole et les étudiant·e·s, environ 180 délégué·e·s sont présent·e·s pour faire le lien entre les étudiant·e·s et les différentes instances de l’EPFL. Ce guide te permettra de mieux comprendre leurs rôles.

Les différents acteur·e·s de la représentation à l’EPFL

Les différentes instances de l’EPFL auxquelles ont accès les représentant·e·s étudiant·e·s :

La Direction de l’EPFL

La Direction actuelle de l’École est composée d’un Président, Martin Vetterli, et de plusieurs Vice-Président·e·s. La majorité de ces postes changeront le 1er janvier 2025 avec l’arrivée de la nouvelle présidente Anna Fontcuberta i Morral. Le principal Vice-Président auquel les délégué·e·s ont affaire est le VPA, Vice-président Académique, Pierre Dillenbourg, qui gère tout ce qui concerne l’enseignement et la recherche, plus particulièrement la structure de la formation, les affaires académiques, etc. Il est appuyé par plusieurs vice-présidences associées (AVP), notamment les vices-présidences pour l’éducation (AVP-E), Pierre Dillenbourg (il est VPA et AVP-E ce semestre), et pour les affaires estudiantines et l’outreach (AVP-SAO), Kathryn Hess Bellwald. C’est à la Direction que revient toute décision sur le campus. Cela étant, les organes concernés par les mesures sont habituellement consultés avant la prise de décision.

AGEPoly et équipe représentation

’AGEPoly est l’Association Générale des Étudiant·e·s de l’EPFL et compte l’ensemble des étudiant·e·s pour membres (CMS, Bachelor et Master). Elle est organisée selon trois pôles : le pôle animation (animation et sports), le pôle services (services et prévention) et le pôle représentation. L’association est dirigée par un comité de direction (CdD) de 14 personnes, élu·e·s chaque année lors de l’AG réunissant les membres de l’AGEPoly. Le CdD coordonne et organise les activités de l’AGEPoly, aidé d’équipes, qui sont recrutées au début de l’année académique. Finalement, l’AGEPoly a également 19 commissions (des sortes de sous-associations) qui sont actives dans de multiples domaines sur le campus. Leurs buts sont compatibles à ceux de l’AGEPoly. Le pôle représentation de l’AGEPoly est coordonné par deux coresponsables représentation, tous deux membres du CdD. Ensemble, ils·elles coordonnent le travail de l’équipe représentation, composée elle-même d’une quinzaine de membres étudiant·e·s provenant de diverses sections et ayant des niveaux d’études variés.

Le pôle représentation est, entre autres, responsable de l’élection des délégué·e·s, de leur formation, de la coordination de la représentation étudiante sur le campus et de la communication avec les différentes instances de l’EPFL sur tous les sujets touchant à l’enseignement. Pour les autres sujets concernant le campus, l’AGEPoly communique et est consultée régulièrement par la Direction et les organes de l’École. De manière générale, quand un problème ne peut être résolu par les délégué·e·s dans leur section, c’est en priorité à l’équipe représentation qu’il faut s’adresser !

Délégué·e·s

Les délégué·e·s constituent le pilier central de la représentation étudiante sur le campus. Au nombre d’environ 180, ils·elles assurent un lien entre les étudiant·e·s, l’AGEPoly et les différentes instances de l’EPFL. Ils·elles participent notamment aux commissions d’enseignements (CE) de leur section, aux deux rencontres annuelles avec la Direction de l’École et aux différentes rencontres avec l’AGEPoly (Chambre des Représentants, formation des délégué·e·s, préparation des réunions avec la Direction, etc.). Par leur implication dans la structure ARES / CERES détaillée ci-dessous, ils·elles participent à la transmission des informations entre les différentes sections et les différents échelons de la représentation. Ils·elles peuvent ainsi profiter des conseils d’autres délégué·e·s plus expérimenté·e·s, remonter des problèmes à l’AGEPoly, établir des liens avec les associations de section puis transmettre leurs compétences à leurs successeur·e·s. Leur rôle est crucial et ce dernier est indiqué sur leur supplément au diplôme de Bachelor et/ou de Master.

Les différents organes/réunions

ARES/CERES

Il existe une structure interne à la représentation étudiante : la structure ARES/CERES. Elle est née il y a quelques années de la volonté de l’AGEPoly, et t’est détaillée ci-dessous.

Les ARES (Assemblée des REprésentant·e·s de Section) sont des petites commissions constituées de tou·te·s les délégué·e·s d’une même section. Un·e (ou plusieurs) étudiant·e·s membres de l’association de section ainsi que le·la supercoach et les membres du Conseil de Faculté sont invité·e·s à y participer, mais n’ont pas le droit de vote. Ainsi, tou·te·s les délégué·e·s d’une section peuvent se rencontrer pour échanger sur des sujets qui touchent au plan d’études, à la vie dans la section, aux problèmes avec les enseignant·e·s, etc. C’est principalement dans cette commission que les délégué·e·s “plus jeunes” vont pouvoir discuter avec les délégué·e·s plus expérimenté·e·s qui sont souvent passé·e·s par le même chemin : cet échange de bons procédés est très souvent bénéfique ! Les ARES se réunissent minimum 3 à 4 fois pendant le semestre, dont, tant que faire se peut, avant chaque commission d’enseignement et chaque rencontre avec la direction : cela permet à tous les délégué·e·s d’arriver préparé·e·s à la CE et à la rencontre avec la direction et ainsi de s’exprimer d’une même voix.

Chaque ARES élit un·e représentant·e qui siégera à la CERES. Il·elle est nommé·e “délégué·e de section” et convoquera l’ARES.

La CERES (Conférence des Étudiant·e·s REprésentants des Sections) rassemble tous·tes les délégué·e·s de section et un·e (ou plusieurs) membre(s) du CdD de l’AGEPoly. Lors de ces réunions, les problématiques rencontrées dans plusieurs sections sont traitées. C’est d’ailleurs souvent en remarquant que ces sujets sont communs à différentes sections que ceux-ci sont réglés. Les délégué·e·s de section peuvent également proposer de nouveaux sujets de travail et s’informer des thématiques sur lesquelles l’AGEPoly travaille en ce moment.

La CERES se réunit 2 à 3 fois par semestre et est convoquée par un·e représentant·e de l’AGEPoly. Toutefois, il ne faut pas hésiter à demander une réunion si un sujet important est à discuter ! Finalement, au début de l’année académique, les délégué·e·s CERES élisent un·e des leurs pour siéger à l’Assemblée d’École.

Commission d’enseignement (CE)

Les commissions d’enseignement (CE) sont chargées de tout ce qui touche à l’enseignement dans une section. Elle se tient plusieurs fois par semestre (2 à 3 fois en général), est dirigée par le·la directeur·rice de section et se compose de différent·e·s enseignant·e·s de la section et des délégué·e·s (généralement un délégué·e par volée). Chaque membre a le droit à une voix. Les délégué·e·s ont une implication variable selon les sections, mais de manière générale, les remarques pertinentes et constructives sont prises en compte. Il convient dès lors de faire des propositions ciblées et précises.

Un des objectifs de travail des CE est le plan d’études, mais c’est aussi le moment de discuter pour régler les questions courantes liées au déroulement des études ou pour donner son avis à la direction de Faculté sur toutes les questions touchant à l’enseignement. Le plan d’étude définit la structure de la formation des étudiant·e·s de la section, c’est-à-dire quels cours doivent être pris et dans quel ordre, ainsi que combien de crédits leur sont attribués. Les plans d’études sont à faire valider par le service académique au mois de décembre pour une application au mois de septembre suivant. La CE est également responsable du contrôle de la qualité des enseignements de la section via les résultats des évaluations de l’enseignement. Ainsi, c’est la CE qui se charge de l’amélioration continue de son plan d’études et de son offre de cours.

Il est à noter que la CE suit les recommandations générales édictées par la Conférence des Directeurs·rices de Section (CDS). Ainsi, par exemple, lorsque des cours communs à différentes sections (comme en première année) sont prévus, c’est la CDS qui approuve ou non les propositions des différentes CE.

Conseils de faculté (CF)

Les conseils de faculté sont composés de membres de chaque corps, à savoir :

Les membres sont élu·e·s pour un mandat de deux ans, à l’exception des étudiant·e·s qui ont un mandat d’un an.

Ils sont au nombre de sept (ENAC, STI, SB, IC, SV, CDM et CDH) et se réunissent généralement 2 fois par semestre. Ils discutent de sujets en lien avec la vie de la faculté, et prennent position lors des consultations proposées par la Direction et le CEPF (Conseil des Écoles Polytechniques Fédérales, basé à Berne). Ils ont une portée globale. L’enseignement ne constitue qu’une partie de leurs préoccupations : ils sont également concernés par les questions de recherche, de ressources humaines et du campus en général.

Les étudiant·e·s souhaitant rejoindre leur conseil de faculté doivent se présenter. Les élections se déroulent durant le mois de juin et sont gérées par l’Assemblée d’École.

Assemblée d’école (AE)

À l’instar des Conseils de Faculté, l’Assemblée d’École se compose de membres élu·e·s par chaque corps. C’est un organe de l’École et dispose en principe d’un lien privilégié avec la Direction de l’École. Elle se réunit une fois par mois et discute de sujets en lien avec l’ensemble de la communauté de l’EPFL. Une de ses tâches est d’organiser les consultations et de réaliser la synthèse des différentes prises de position, puis la transmettre à la Direction.

Ils ont une portée globale. L’enseignement ne constitue qu’une partie de leurs préoccupations : ils sont également concernés par les questions de recherche, de ressources humaines et du campus en général.

Les étudiant·e·s souhaitant rejoindre l’Assemblée d’École doivent se présenter et les élections se déroulent durant le mois de juin. Il y a 4 représentant·e·s étudiants à l’AE, dont un·e membre du comité de l’AGEPoly et un·e délégué·e CERES.

Conférence des directions de section (CDS)

La conférence des directeurs de section (CDS) se tient une fois par mois et réunit en particulier l’ensemble des directeur·trices de section, le AVP-E et deux représentant·e·s de l’AGEPoly. La CDS coordonne la structure de la formation à l’échelle de l’École et valide avec le service académique les plans d’études proposés par les CE. Les décisions prises sont opérationnelles et influencent fortement les questions liées à l’enseignement sur le campus. C’est un des organes les plus hauts placés, dans lequel les étudiant·e·s peuvent donner leur avis sur des sujets concernant l’enseignement à travers les représentant·e·s de l’AGEPoly qui y portent la parole de l’ensemble des délégué·e·s et de l’équipe représentation. C’est pourquoi il est absolument nécessaire de relayer les problèmes et propositions au niveau supérieur et de tenir l’équipe représentation informée de l’avancement des différents dossiers.

Chambre des Représentant·e·s (CdR)

La Chambre des Représentant·e·s réunit d’une part les membres de l’AGEPoly qui ont un mandat de représentation des étudiant·e·s (notamment les délégué·e·s de classe, les représentant·e·s au conseils de faculté ou à l’Assemblée d’École) et d’autre part les membres des Commissions d’Activité (CdA). Elle se réunit au minimum 2 semaines avant chaque Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et sert à valider les points qui doivent être présentés lors de cette AG. Elle est parfois exceptionnellement convoquée lorsque certains sujets le nécessitent.

Autres services de l’École

De manière générale, l’AGEPoly est la principale interlocutrice de tous les organes de l’École, à l’exception des commissions d’enseignement (CE) et des sections qui s’adressent généralement directement aux délégué·e·s. En janvier 2021, la Direction de l’EPFL a été restructurée, les noms de certains organes ont donc changé.

Vice-présidence académique (VPA)

La Vice-présidence académique (VPA) supervise l’enseignement et la recherche à l’EPFL. Son objectif est d’encourager et de favoriser les contacts entre ces deux mondes présents sur le campus.

Vice-présidence associée pour l’éducation (AVP-E)

La Vice-présidence associée pour l’éducation (AVP-E) gère le bon fonctionnement des études au niveau Bachelor et Master. En plus de la gestion des horaires et des plans d’études, elle maintient d’étroits contacts avec l’AGEPoly, les sections et le corps enseignant.

Vice-présidence associée pour les affaires estudiantines et l’outreach (AVP-SAO)

La Vice-présidence associée pour les affaires estudiantines et l’outreach (AVP-SAO) gère un grand nombre de questions opérationnelles liées aux étudiant·e·s sur le campus (vie associative, vie du campus, restauration, mobilité, etc.). C’est l’organe qui vise à promouvoir les formations des sciences dès le plus jeune âge jusqu’à la fin du parcours universitaire. De plus, l’AVP-SAO développe des accords internationaux, le soutien social, psychothérapeutique et spirituel pour les étudiant·e·s, l’apprentissage des langues sur le campus ainsi que le service des sports. L’AVP-SAO constitue une des principales portes d’entrée pour toute question de la part de l’AGEPoly. L’AVP-SAO redirige ensuite les étudiant·e·s vers l’interlocuteur·rice adéquat. Les membres du CdD de l’AGEPoly rencontrent l’AVP-SAO et l’AVP-E une fois par mois.

Service Académique (SAC)

Le Service Académique (SAC) s’occupe principalement de la gestion des salles, des horaires de cours et des examens. De plus, le SAC gère les inscriptions aux cours et les admissions à l’EPFL. Le SAC dépend de l’AVP-E. L’AGEPoly entretient des contacts réguliers avec le SAC.

Service des affaires estudiantines (SAE)

Le SAE conseille, soutient et favorise le bien-être et le développement des étudiant·e·s et des doctorant·e·s durant leur parcours à l’EPFL. Le SAE dépend de l’AVP-SAO. Basé au bâtiment BP, il est composé de trois entités :

Indépendante du SAE et donc de l’EPFL, la consultation psychothérapeutique du CHUV reçoit les étudiant·e·s sur le campus. Leur service est confidentiel mais payant, remboursé par l’assurance maladie.

Le soutien individuel est une activité majeure des Affaires sociales. Les conseillères sociales sont à la disposition des étudiant·e·s CMS, Bachelor, Master, PhD, ainsi que des délégué·e·s de classe qui ont besoin de conseils pour leurs activités.

Si les étudiant·e·s rencontrent des difficultés, vous pouvez les encourager à parler à quelqu’un de neutre. C’est donc vers les Affaires sociales ou vers la consultation psychothérapeutique que les délégué·e·s doivent orienter les étudiant·e·s qui ne vont pas bien. Les entretiens individuels sont confidentiels.

Exemples de situations où les délégué·e·s peuvent référer les étudiant·e·s aux Affaires sociales : stress et difficultés d’organisation, mal-être, anxiété, isolement, motivation, harcèlement, difficultés financières, situations de handicap. Voir le site du Trust Point ici.

Outils de soutien disponibles développés par les Affaires sociales que les délégué·e·s de classe peuvent utiliser dans leur activité :

Associations de section

Comme tu l’auras deviné, les associations de section animent chaque section du campus. Leur champ d’action dépend des sections, mais leurs prérogatives principales incluent l’animation dans la section, la gestion de la vie de la section avec les délégué·e·s, le lien avec les Alumni et l’organisation d’événements. Chaque section a son association, listées ci-dessous :

Les comités des associations de section rencontrent régulièrement l’AGEPoly lors de Tables Rondes des Associations des Sections (TRAS). Il est fortement conseillé d’entretenir un contact avec les associations de section.

Rôle du·de la délégué·e

Après avoir énuméré et décrit les différents organes et instances de l’EPFL, nous allons maintenant présenter les principaux aspects du rôle de délégué·e.

Qu’est-ce qu’un·e représentant·e?

Selon le règlement de l’EPFL, la tâche principale du·de la délégué·e est d’être le·la représentant·e et le·la porte-parole de sa classe. Mais que signifie précisément “représenter” ? Premièrement, il faut être en contact avec les étudiant·e·s de la classe, être proche d’eux·elles non seulement pour être à l’écoute de leurs questions, mais principalement pour comprendre leurs soucis et leurs préoccupations. Les classes peuvent être très grandes ; il est donc difficile d’être en contact avec tou·te·s. Souvent, les préoccupations et les opinions exprimées par les étudiant·e·s d’une classe sont très différentes entre elles et parfois en nette opposition. Après les avoir collectées, le·la délégué·e doit être capable de les pondérer afin de présenter au mieux l’avis de la classe auprès de ses interlocuteur·rice·s. Il est important de représenter aussi les avis minoritaires des étudiant·e·s de la classe. En effet, le·la délégué·e est chargé de représenter tous·tes les étudiant·e·s d’une classe. De plus, afin de représenter au mieux sa volée, le·la délégué·e doit se tenir informé·e des événements et des décisions prises par la faculté et par la section afin de faire parvenir à la classe les informations pertinentes.

Représenter les intérêts de la classe à la CE

LaLa commission d’enseignement (CE) est une réunion où l’avis des délégué·e·s de classe est très écouté. Il faut donc y arriver préparé·e, avec des idées claires sur les thèmes à l’ordre du jour. Pour se préparer au mieux, il faut lire l’ordre du jour qui est envoyé aux délégué·e·s par la section puis il faut en discuter entre étudiant·e·s, et ajouter des points au besoin. Principalement, le·la délégué·e doit demander à sa classe son avis, mais il est important d’en discuter aussi avec les autres délégué·e·s qui seront présent·e·s à la commission d’enseignement. L’ARES est une excellente occasion pour cela : en effet, les avis des délégué·e·s des volées supérieures peuvent être très pertinents. Pendant la réunion, il faut présenter brièvement la situation générale de la classe et les problématiques liées à l’enseignement. Successivement, les délégué·e·s donnent leur avis sur les questions à l’ordre du jour. Les directives générales sur le rôle des délégué·e·s à la commission d’enseignement se trouvent à l’article 2 al. a et c de la Directive sur la représentation du corps estudiantin à l’EPFL (LEX 2.11.7). À noter qu’il est aussi dans les prérogatives des délégué·e·s de vérifier que les résultats des évaluations des enseignant·e·s seront bien discutés lors de la CE.

Comprendre la classe pour la représenter

Comme mentionné précédemment, consulter la classe est essentiel pour la représenter au mieux. Outre parler directement aux autres membres de la classe, il existe aussi d’autres outils pour connaître pleinement l’avis de la classe. Les sondages sont l’outil par excellence pour connaître l’opinion détaillée des étudiant·e·s. Une autre possibilité pour laisser la classe s’exprimer est d’organiser une assemblée de classe avant un cours. En cas de questions importantes à régler, cela peut être utile.

Discuter des problématiques de la section dans les ARES

Dans les ARES, tu as la possibilité de discuter de tes problèmes avec les autres délégué·e·s de la section qui peuvent les avoir déjà vécus. Exprime-toi librement, ces réunions ne sont pas formelles et tou·te·s les délégué·e·s sont présent·e·s pour s’aider entre eux.elles.

Se mettre en relation avec l’AGEPoly

Les délégué·e·s peuvent toujours compter sur l’AGEPoly pour des conseils et du soutien. Néanmoins, l’AGEPoly pourrait ne pas être l’organe le plus adapté pour donner une réponse. Si la question posée concerne le fonctionnement interne d’une section, le secrétariat de la section ou l’ARES pourront donner une réponse plus exhaustive et appropriée. Dans tous les cas, l’AGEPoly vous redirigera vers l’entité la plus compétente.

Organiser les oraux

Les délégué·e·s, dans certaines sections et généralement en Master, sont chargé·e·s d’organiser les examens oraux. En effet, les enseignant·e·s n’ont pas une vision d’ensemble sur tous les oraux de la section et ce sont donc parfois les délégué·e·s qui sont les mieux placé·e·s pour arranger tout le monde. La situation est différente dans chaque section, donc renseigne-toi auprès de vos ARES. Un outil pour organiser ces oraux est présenté plus bas : il s’agit de Wish !

Organiser la course d’études

Autre mission des délégué·e·s : organiser la course d’études pour leur volée de 2ème année de Bachelor ou de 1ère année de Master. Celle-ci a lieu lors d’un jour défini dans le calendrier académique, généralement un mardi ou un mercredi du mois de mars : renseigne-toi ! Les cours sont annulés pour les volées concernées ce jour-là, et il ne faut pas hésiter à le rappeler aux enseignant·e·s et au secrétariat de la section. Le but est d’organiser une sortie ou une visite (entreprise, ouvrage d’ingénierie,…) sur la journée : un petit budget est généralement alloué par les sections. Il n’y aura aucun problème à faire annuler les cours si la course d’études est correctement planifiée et présente un intérêt pédagogique. De plus, organiser une journée qui combine des aspects pédagogiques et ludiques attirera un maximum d’étudiant·e·s de ta volée et sera donc une clef du succès de la course d’études ! Plus d’informations sur l’organisation de la course d’études plus bas.

Informations sensibles

Dans des cas très rares, les délégué·e·s doivent respecter la confidentialité des informations qui leur sont données. Il peut s’agir de documents confidentiels ou, simplement, d’informations données aux commissions d’enseignement.

Infos pratiques

Qui contacter en cas de problème

Pour tout souci relatif à un cours, il est toujours préférable de dis cuter avec le·la professeur·e concerné·e. Si ceci n’aboutit pas, tu peux te référer à ta section. Autrement, tu peux contacter l’AGEPoly pour toute question qui touche au corps étudiant de manière générale à l’adresse representation@agepoly.ch

Outils pratiques

IS-Academia pour la liste des personnes inscrites aux cours

Lorsqu’il s’agit de transmettre des informations aux étudiant·e·s d’un cours, il est important de se rendre compte que les étudiant·e·s ne sont pas tous·tes sur les mêmes réseaux sociaux que toi. Pour compliquer encore plus la chose, il peut y avoir des étudiant·e·s d’autres sections ou volées inscrit·e·s au cours. Il ne suffit donc pas d’envoyer un mail à étudiants-{semestre}.{section}@epfl.ch mais de récupérer la liste des inscrit·e·s aux cours sur le portail public d’IS-Academia.

CADIW pour les mailings lists

Par ailleurs, il existe également des mailing lists pour les étudiant·e·s d’une volée, pour les étudiant·e·s d’une association, pour les délégué·e·s d’une section, etc. Celles-ci sont accessibles par le biais de https://cadiwww.epfl.ch/listes. Attention ! Il faut être connecté·e au réseau EPFL pour y avoir accès ou au VPN. Il est également possible de trouver toutes les mailing lists auxquelles une personne appartient.

Wish pour organiser les oraux

Souvent, pour les examens oraux des cours de Bachelor et Master, les professeurs demandent aux délégué·e·s de se charger d’organiser les horaires et donc de déterminer qui passe quand. Une solution classique est de créer un Google Sheets avec les créneaux libres, d’envoyer aux étudiant·e·s inscrit·e·s au cours et de les laisser s’inscrire suivant la base du “premier·ère arrivé·e, premier·ère servi·e”. Souvent, il y a des cas particuliers à gérer pour éviter que des étudiant·e·s aient des chevauchements d’examens, ou même des conflits parce que certains étudiant·e·s ne jouent pas le jeu et modifient les créneaux des autres pour avoir ceux qu’ils souhaitent. Pour éviter cela, la plateforme Wish (https://wish.agepoly.ch/) permet aux étudiant·e·s de trier les différents créneaux par ordre de préférence et un algorithme détermine la solution qui convient le mieux à tout le monde. Il est même possible d’envoyer des rappels et de gérer manuellement les soucis qui pourraient survenir.

Google Forms pour les sondages

Google Forms est un outil très pratique pour faire des sondages.

People EPFL

People EPFL (people.epfl.ch) est l’annuaire de l’EPFL, il permet de trouver le nom, prénom, l’adresse mail, le numéro de téléphone et plein d’autres informations sur tous·tes les enseignant·e·s, collaborateur·e·s et étudiant·e·s de l’EPFL. N’hésite pas à aller mettre une photo sur ton profil afin que les étudiant·e·s de ta classe voient ton visage!

Doodle EPFL/When2meet/Crabfit

Pour organiser des événements, qu’ils soient formels tels qu’une séance de réponses aux questions ou de détente, tu peux utiliser Doodle (https://epfl.doodle.com/) ou When2meet (https://www.when2meet.com/) qui permettent de proposer des créneaux, de transmettre les liens vers les personnes concernées et de voir quel créneau convient le mieux. Tu peux également l’utiliser pour des activités à nombre de places limité (comme des travaux pratiques) par exemple et rendre les votes secrets pour que les personnes ne puissent pas modifier les inscriptions des autres. Des outils bien pratiques qui te serviront certainement en dehors du cadre académique également.

Course d’étude

Comment organiser la course d’études en quelques étapes simples, quand tu es délégué·e de 2ème année de Bachelor ou de 1ère année de Master ?

Chercher dès le semestre d’automne la date de la course d’études dans le calendrier académique (elle a généralement lieu un mardi ou mercredi début mars). Le calendrier académique se trouve à l’adresse suivante : memento.epfl.ch

Au mois de janvier : rencontrer le·la conseiller·ière d’études de ta volée. Il·elle a généralement des idées de visites liées à ton domaine d’études, et peut-être qu’il·elle t’accompagnera ! Arrange-toi avec lui·elle pour organiser les visites : prise de contact, programme de la journée, répartition des tâches, etc.

Avant le 1er février : aller discuter avec le secrétariat de votre section de cette journée. Les secrétaires pourront notamment vous aider à réserver le car, vous dire quel budget la section vous alloue pour cette sortie, et ils·elles pourront envoyer un mail de rappel aux enseignant·e·s pour leur signifier que la journée est banalisée de cours pour ta volée !

À la rentrée du semestre de printemps : faire de la pub auprès des étudiant·e·s de votre volée, et collecter les inscriptions pour confirmer le car et le nombre de visiteurs !

N’oubliez pas que cette course d’études possède un double objectif : pédagogique et récréatif ! Vous ne devez négliger aucun de ces deux aspects : ce sera l’occasion pour les étudiant·e·s de ta volée de découvrir des aspects plus concrets du domaine qu’ils·elles étudient ET de passer un bon moment tous·tes ensemble.

Partager avec les nouveaux·elles délégué·e·s

À la fin de ton mandat, il sera apprécié de partager ce que tu auras appris au cours de l’année à ceux qui te succéderont dans la volée suivante, aussi bien du point de vue de l’interaction avec certains professeurs, que de l’organisation des oraux ou des événements, etc. En clair, tout ce que tu trouveras utile de transmettre à celles et ceux qui prendront ta place et qui pourront donc tirer profit de ton savoir et de ton expérience.

Acronymes

Voici un résumé des abréviations que tu trouveras souvent dans le monde de la représentation à l’EPFL.

Remerciements

Ce petit guide a été réalisé par un groupe de travail interne à l’AGEPoly composé par Laila El Hamamsy, Lénaïc Frehner, Axel Valentin, Matthieu Rimlinger, Anastasia Skorik, Nicolò Ferrari, Maxime Brosset, Jeanne Estienne, Louis Flahault, Léandre Tarpin-Pitre, Ferdinand Michon, Mael Mouhoub, Clément Lecoeur, Eloi Littner, Nicola Spoletini, Marie Rérolle, Manon Boissat, Delphine Zihlmann, David Simon-Vermot et Francesca Paola Nicoletti, Coline Guillosson, Salim Najib, Philippine Milward et Lucie Moulin. Nous espérons vivement que notre travail sera utile et aidera les délégué·e·s à mieux interagir entre eux·elles, avec l’AGEPoly et avec l’EPFL.